Základní info
Východiska a souvislosti:
* Podstata firmy je ekonomická ale nelze ji pouze na ni redukovat.
* Vnitrofiremní komunikace je promyšlené propojení firmy pomocí formálních a neformálních prostředků.
* Vnitrofiremní komunikace je jako krevní oběh v těle. Přestane-li fungovat, nebo má-li problémy, firma odumírá.
* Vnitrofiremní komunikace souvisí s organizačním chováním, základními sociálními procesy probíhajícími v organizaci, firemní kulturou, strategií zavádění změn v organizaci, informačními systémy a stylem vedení a řízení firmy, strategii a koncepcí. Je současně nástrojem pro jejich ovlivňování.
* Základní podmínkou fungování jakékoli komunikace je zpětná vazba a zodpovědnost managementu za komunikaci ve firmě.
Cíle vnitrofiremní komunikace:
* Informační propojení firmy a jednotlivých pracovníků, základní oběh informací potřebných pro výkon práce každého pracovníka
* Utváření postojů a ovlivňování pracovního chování spolupracovníků ( motivace, zapojení, iniciativa)
* Harmonizace potřeb jednotlivce a firmy
* Vzájemné poznání, pochopení, propojení, podpora a spolupráce
* Formování a udržování, popřípadě změna firemní kultury
* Funkční a flexibilní systém zpětných vazeb signalizující zda a jak jdeme tam, kam chceme jít
Podmínky pro dosahování cílů vnitrofiremní komunikace:
* všichni znají cíle firmy
* každý ví, co se od něho očekává
* jsou jednoznačná a všem známá a dodržovaná pravidla hry
* všichni znají postoje vedení v aktuálních záležitostech
* každý má dostatek informací pro svou práci
* vedení ví jaké změny a v jakém pořadí bude podporovat
* vedoucí znají předpoklady svých lidí, za kterých jsou schopni se přizpůsobit změnám a plnit úkoly
* je podpora formálním i neformálním pracovním vztahům
* aktivity jsou dobře organizovány a koordinovány
* tvoří se pozitivní postoje
* existuje systém pravidelných zpětných vazeb na všech úrovních vedení
Prostředky vnitrofiremní komunikace:
K nejčastěji využívaným prostředků vnitrofiremní komunikace patří především:
* Rozhovor (osobní telefonický), porada, diskuze
* Firemní bulletin,noviny, rozhlas
* Písemné sdělení, oběžník, pokyn, dopis, směrnice
* Nástěnka (klasická, elektronická)
* Intranet, e- mail, internet
* Videofilm, videokonference
* Dotazník, šetření, průzkumy zájmů, názorů
* Rotace pracovníků
* Setkání se zaměstnanci, společné porady různých útvarů, společné vzdělávací akce, semináře, týmové aktivity
* Zvědavý telefon (kdokoli se může zeptat nebo upozornit), anonymní schránky na nápady (klasické, intranet)
* Dny otevřených dveří, společenské, kulturní a sportovní akce, firemní rituály a oslavy
* Firemní vize, strategie, cíle, tradice, historky, zásady
* Psaná i nepsaná pravidla hry, symboly, public relation, výběr nových lidí, oblékání, oslovování, podmínky a prostředí, tradice
* Systém hodnocení všech typů (roční, půlroční hodnocení, motivační rozhovor, informativní setkání, 360° a další modifikace)
Nejčastější bariéry komunikace v organizaci:
* Neodpovídající a nefunkční organizační uspořádání
* Nedostatečné, nepřesné, zastaralé informace, nefunkční informační systém
* Řada firem funguje navzdory svému organizačnímu uspořádání jen díky neformální komunikaci a vztahům.
* V řadě firem je organizace chápána stále jako jednoduchý stroj. Zadáme příkaz a on bude splněn tak jak jsme chtěli je ne zcela realistické očekávání (bez zpětné vazby a znalosti nejen co ale i proč je komunikace neefektivní)
* Nepromyšlená nebo neexistující komunikační koncepce a strategie (často i strategie a poslání firmy)
* Nedostatečná vnitřní odpovědnost managementu za komunikace ve firmě ("Přece to mají ve směrnici a na intranetu, tak ať si to přečtou!")
* Nedostatečná odpovědnost zaměstnanců
* Přetěžování nároků na komunikaci
* Narušené vztahy, konflikty, nekvalitní firemní kultura typu nestarej se o druhé a urvi co můžeš
* Rozpor mezi touhou vědět vše a vlastní pohodlností
* Neschopnost odlišit podstatné a nepotřebné
* Nereálná očekávání a záměna práce a zábavy
* Odborná a lidská kvalita managementu
* Neznalost sebe sama, neznalost komunikačních procesů a principů
* Neexistující pravidelný a promyšlený systém zpětných vazeb
