Cílová skupina:
Kurz je určen pro posluchače, kteří již mají alespoň částečné zkušenosti s elektronickou poštou.
Zaměření kurzu:
Dokonalé zvládnutí aplikace Outlook je důležitým předpokladem vyšší efektivity práce, protože prakticky na každé pracovní pozici stráví uživatelé i hodiny času denně vyřizováním elektronické korespondence a plánováním osobního času, v případě manažerů pak i plánováním času členů pracovního týmu. Pro urychlení těchto činností nestačí jen umět odesílat zprávy či na ně odpovídat. Pro účinný management zpráv si osvojíte funkce pro urychlení opakujících se činností, jako jsou například Rychlé kroky, které umožňují jediným klinutím například odeslat zprávu nadřízenému. Budete také umět nastavit sledování zprávy, pozdržet její odeslání, nebo ji ve výjimečném případě dokonce odvolat. Hodně času zabírá uživatelům ruční organizace zpráv. V tomto směru se v kurzu naučíte, jak přijaté či odesílané zprávy organizovat automaticky na základě určitých pravidel, a to i v případě nastavení stavu „mimo kancelář“. Ukážete si, jak urychlit vyhledávání využitím pokročilých kritérií a jak využít Složky výsledků hledání, pokud opakovaně vyhledáváte například zprávy nad určitou velikost. Outlook využijete výhodně i při organizaci svého času. Do kalendáře aplikace Outlook si můžete zadávat nejen jednorázové či opakované události, ale i svátky nebo dovolené. Pokud organizujete různé pracovní schůzky, můžete je snadno naplánovat tak, abyste měli jistotu, že pozvaní účastníci mají v čase schůzky ve svých kalendářích volno. Rozeslání pozvánek i potvrzení nebo odmítnutí účasti probíhají pouze pomocí zpráv. Jako organizátor ve svém kalendáři snadno zjistíte, jaký je stav účasti. U všech položek kalendáře lze nastavit upozornění, takže už nikdy nic nezmeškáte. Úkoly, které nemusejí být realizovány v konkrétním čase, si zadáte jako úkoly, které budete moci případně předat dalším osobám. Ve svém seznamu úkolů snadno zkontrolujete stav jejich plnění, a to bez nutnosti jakékoli přímé komunikace s příjemcem úkolu. Dozvíte se i další zajímavé informace, například jak si z poznámky vytvořit „barevný lepicí papírek“ na ploše obrazovky, jak si lépe vizualizovat položky některých složek nebo jak určitou složku sdílet s ostatními uživateli tak, aby k ní obdrželi odpovídající práva.
Předpokládané znalosti:
Znalosti na úrovni kurzu Microsoft Outlook – poštovní služby.
Program kurzu:
Pokročilé nastavení pošty
- podrobné nastavení sledování zprávy
- použití hlasovací zprávy
- správa barevných kategorií
- zrychlení činností pomocí funkce Rychlé kroky
- nastavení pravidel pro automatické třídění pošty
- nastavení pravidel pro třídění pošty v době nepřítomnosti
- pokročilé hledání s využitím Složek výsledků hledání
- použití online archivace
- nastavení výchozích možností složky Pošta
Kalendář
- nastavení ergonomického zobrazení složky Kalendář
- orientace a pohyb v kalendáři
- plánování osobních událostí a zvláštních událostí
- plánování schůzek a zpracování reakce na schůzku
- tvorba a používání skupin kalendářů pro plánování schůzek
- zobrazení Kalendáře a jejich praktické použití
- nastavení výchozích možností složky Kalendář
Úkoly
- porovnání obsahu Seznamu úkolů, Úloh a Panelu úkolů
- vytváření jednorázových a opakovaných úkolů
- přidělení úkolu jiné osobě
- sledování stavu přiděleného úkolu
- nastavení dokončenosti úkolu
- odesílání zprávy o stavu zadavateli
Používání poznámek
- tvorba poznámek a jejich organizace
- přesun nebo zkopírování poznámky na plochu
- převod poznámky na jiný typ položky Outlook
Deník
- přehled obvyklých typů položek
- záznam nové položky vybraného typu
Společné funkce složek aplikace Outlook
- online archivace
- úprava a obnovení zobrazení složky
- využití podmíněného formátu v Poště a Kalendáři
- tvorba vlastního zobrazení
- sdílení složek s jinými uživateli
- nastavení funkce Přístup delegáta
