Zaměření kurzu:
Kurz je souhrnem užitečných tipů a triků pro rychlé a správné používání aplikace Microsoft Outlook. Postupně projdete všechny složky aplikace od Pošty až po Deník a v každé z nich se seznámíte s tipy pro rychlé ovládání, nejrůznějšími důležitými nastaveními a méně známými funkčnostmi. Na úvod si přizpůsobíte pracovní prostředí tak, abyste měli v okně aplikace po ruce co nejvíce informací a nástrojů současně. Také se seznámíte s řadou užitečných klávesových zkratek pro zvládnutí často prováděných akcí. V Poště zvládnete nejen dokonalý management poštovních zpráv z hlediska jejich nastavení, ale i z hlediska jejich organizace. Dokážete si například nastavit speciální podmínky sledování zpráv, vytvoříte si rychlý krok pro tvorbu zprávy kolegovi či nadřízenému na jedno kliknutí, nebo si nastavíte automatické třídění zpráv jak v době přítomnosti, tak dovolené. Naučíte se maximálně využívat seznam vlastních kontaktů, včetně rychlého vyhledání, praktického použití nebo sdílení. Právě na kontaktech uvidíte, jak užitečně se dá v aplikaci Outlook použít metoda Drag & Drop (táhni a pusť) pro realizaci různých akcí. V Kalendáři se dovíte, jak si pomocí podmíněného formátování vizualizovat události určitého typu tak, abyste se i ve svém nabitém programu bleskově zorientovali. Také se naučíte efektivně organizovat schůzky s využitím skupinového kalendáře týmu. V seznamu úkolů si budete umět udržet přehled jak o stavu úkolů vlastních, tak zejména o stavu úkolů předaných kolegům a podřízeným. Na závěr zvládnete rychlé vyhledávání položek z různých složek, naučíte se upravovat a vytvářet nová zobrazení složek, nebo použijete Outlook jako webový prohlížeč.
Předpokládané znalosti:
Znalosti na úrovni kurzu Microsoft Outlook - poštovní služby.
Program kurzu:
Nastavení a používání uživatelského rozhraní
- přizpůsobení panelu Rychlý přístup a pásu karet
- nastavení Podokna složek, Podokna pro čtení a Panelu úkolů
- klávesové zkratky pro urychlení často prováděných činností
Pošta
- rychlé vytvoření nové zprávy nebo jiné položky Outlook
- situace, kdy je potřeba naplno využít možnosti zprávy
- jak přečíst zprávu bez jejího označení jako přečtené
- používání příznaků místo tvorby úkolů
- použití hlasovací zprávy před uspořádáním schůzky
- automatické třídění pošty v době přítomnosti či dovolené
- jak se zbavit spamu
- řešení problému přeplněné schránky
Kontakty
- nastavení zařazování kontaktů
- přidání vlastního pole k uživatelskému formuláři kontaktu
- použití metody Drag & Drop pro prvádění různých akcí s kontaktem
- předávání a sdílení kontaktů
Kalendář
- nastavení kalendáře pro přehlednou organizaci času
- efektivní pořádání schůzek s využitím kalendáře skupiny
- povolení či zákaz navržení nového času schůzky
- jak doplnit do kalendáře další svátky
Úkoly
- jednoduché nastavení priorit úkolů
- sledování úkolů předaných jiné osobě
- vytvoření „šablony“ často se opakujícího úkolu
Poznámky
- jak nahradit poznámkami „lepicí papírky“
Deník
- typy položek, které je možno vkládat do Deníku
- jak použít Deník pro sledování provolaného času
Tipy a triky týkající se více složek aplikace Outlook
- vizualizace položek Outlook s využitím podmíněného formátování
- tipy pro rychlé vyhledávání a využití vyhledávacích složek
- vytvoření zobrazení odpovídajícího osobním potřebám uživatele
- jak může Outlook nahradit webový prohlížeč
