Archivace dokumentů – jak na to i s ohledem na GDPR?

Přestože povinnost archivace a podmínky skartace dokumentů vyplývají z mnoha právních předpisů, důležitý vliv na tyto procesy má Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR), které od 25. května 2018 přímo stanovuje pravidla pro zpracování osobních údajů, včetně práv subjektu údajů (fyzických osob).

V tomto praktickém školení bychom Vás rádi seznámili s povinnostmi společnosti v oblasti archivace a skartace se zaměřením na dokumentaci v HR oblasti. Dozvíte se jakým způsobem provést základní analýzu stavu Vaší spisové agendy, jak ji vyhodnotit, jak připravit či upravit interní dokumentaci a jak ji zavést do praxe.

Budeme se zabývat i nezbytným zabezpečením archivované dokumentace před jejich zneužitím a organizačními a technickými prostředky, které v této oblasti můžeme využít.

Nezapomeneme ani na skartační lhůty u jednotlivých dokumentů v oblasti HR a úpravu podmínek spolupráce s poskytovateli skartačních služeb.

Školení se zaměří zejména na následující okruhy:

• Definice základních pojmů a jejich vzájemné propojení
• Základní pilíře právní úpravy archivace a skartace
• Archivace a skartace ve světle ochrany osobních údajů (GDPR)
• Archivace – interní analýza a základní otázky:
• archivace dokumentace obecně a dle zvláštních předpisů
• archivace a GDPR
• archivace dokumentů v HR oblasti
• archivace – interní analýza a základní otázky
• správa korporátního archivu
• archivace (uchovávání) dokumentů (včetně elektronické)
• skartace (likvidace) dokumentů
• příprava interní dokumentace a implementace změn
• skartační lhůty v oblasti HR
• kartace a vztahy s dodavateli služeb