Vedení spisové služby u veřejnoprávních původců (listinná i elektronická forma)

Na semináři probereme aktuální informace o provádění spisové služby. Jak správně postupovat při ukládání dokumentů, účetních a daňových dokladů, jak provádět skartační řízení a vyřazováním dokumentů. Povinnosti veřejnoprávních i soukromoprávních původců v oblasti správy dokumentů. Přehled platné legislativy týkající se různých odvětví (např. průmysl, školství, zdravotnictví, služby, obce a jimi zřizované příspěvkové subjekty).

Program

• I. část

  · Spisová služba ve světle aktuální legislativy ČR a tvorba vlastní normy

  · aplikace archivního zákona v praxi (aktuální znění zákona č. 111/2019 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě)

  · využití vyhlášky č. 85/2019 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v soukromoprávní sféře

  · Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, VMV čá 57/2017

  · zajištění důvěryhodnosti elektronických dokumentů z pohledu zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce

  · dopad nařízení ochrany osobních údajů na dokumenty pohledem zákona č. 110/2019 Sb.

  · tvorba spisového řádu a spisového a skartačního plánu

   

   

  II. část

  · Vedení spisové služby, formy a rozdíly mezi nimi

  · příjem, evidence a označování dokumentů

  · podací deník, elektronický systém spisové služby

  · konverze dokumentů

  · převod dokumentu z analogové do digitální podoby

  · převod dokumentu z digitální do analogové podoby

  · změny formátů

  · procesy správy dokumentů (od přijetí k jeho vyřízení)

  · oběh, schvalování, vyhotovování, odesílání

  · mimořádná situace ve spisové službě

  · kdy nastává, jak se postupuje

  · ukládání dokumentů

  · povinné náležitosti spisovny

  · pravidla pro ukládání dokumentů v analogové podobě

  · spisovna jako součást elektronického systému spisové služby

  · pravidla pro ukládání dokumentů v elektronické podobě

  · spisová rozluka

  · reorganizace, sloučení, rušení subjektu, migrace dat

   

   

  III. část

  · Skartační řízení

  · komunikace se státním archivem (struktura archivů, jejich působnost)

  · příprava skartačního návrhu a průběh skartačního řízení

  · elektronické skartační řízení

  · archivace dokumentů a jejich předání do archivu

  · likvidace dokumentů

   

  IV. část

  · Kontroly vedení spisové služby

  · příprava na ni

  · časté chyby

   

  V. část

  · Diskuze